用 Codex 打造個人 AI 助理：10 分鐘建立 Slack、Gmail、Google 日曆、Notion 自動化工作流

我做了一個 Codex 的個人化 AI 助理，如果你每天都在做同樣的事情，例如整理待辦、回覆信件、確認今天有哪些工作、把資訊同步到 Notion，那你很適合做一個「個人 AI 助理」。這篇文章會帶你來拆解：如何用 Codex 連接 Slack、Gmail、Google 日曆、Notion，讓 AI Agent 幫你完成重複性高、規則明確的工作，建立真正可執行的 AI 自動化工作流。

這個 Codex 個人助理可以做什麼？

這個 AI 助理主要有三個實用場景：

1. 整理待辦事項
   • 串接 Slack、Gmail、Google 日曆、Notion
   • 找出今天需要完成的事
   • 自動整理成可執行的提醒或清單
2. 整理信箱
   • 信件分流成「需要回覆」、「可先不管」、「系統信」
   • 找重點信件
   • 清理不重要信件並標成已讀
   • 先草擬回覆內容，降低漏信風險
3. 紀錄今天工作項目
   • 根據今天的對話、信件、日曆活動，自動建立工作紀錄
   • 寫入指定的 Notion 資料庫
   • 方便團隊與主管追蹤

這就是 AI Agent 的價值：不是只回答問題，而是能夠跨工具執行任務、整理資訊、產出結果。

如何建立 Codex 個人 AI 助理

第一步：下載 Codex

先安裝 Codex（點我下載），登入你的帳號。

第二步：到外掛程式安裝需要串接的應用程式

接著到「外掛程式」頁面，找到你要串接的工具，像是：

• Google Calendar
• Slack
• Notion
• Gmail

第三步：定義 AI 的工作規則

直接開啟一個對話進行，你可以直接告訴 Codex 你的需求，建議把需求寫得越具體越好，例如：每天早上 9:00，整理昨天到今天的 Slack、Gmail 與日曆內容，找出需要我處理的待辦事項。

• 每天早上 10:00 發今日待辦摘要給我
• 整合今日行事曆、未讀 Gmail、Slack 提及、Notion 待辦、Google 日曆，列出今日優先事項。
• 自動找出「我欠別人的事」：從信件和 Slack 抓出你承諾過但未完成的 follow-up。
• 自動找出「別人欠我的事」：整理需要追蹤的未回覆信件、Slack thread、Notion 任務。
• 今日只看重點：把 Slack、Gmail 雜訊濃縮成「需要回、需要知道、可忽略」三區。

如果是整理信箱的話，我下的指令是這些，可以根據你的實際需求做調整

• 每天早上 10:00 整理我的信件
• 先分流：把信件分成「需要回覆」、「可先不管」、「系統通知」。
• 找重點：只抓出最近最重要、最急的信。
• 清未讀：把確認不需要回覆的信件直接標成已讀。
• 整理待辦：把信裡要做的事整理成清單。
• 草擬回覆：幫我先寫好回信內容，但不要發送。
• 幫信件分類：將信件套用標籤（標籤：系統通知、廣告採購、異業合作）
  

第四步：設定輸出格式

為了讓 AI 產出的內容穩定，建議一開始就定義固定的輸出格式。這樣做的好處是，你每天收到的結果會長得一致，不會今天一種寫法、明天又換成另一種格式，後續不管是人工檢查、貼到 Notion、轉成任務清單，或交給團隊成員接手，都會更順手。

你可以要求 Codex 每次都輸出以下欄位：

• 工作類型：這筆資訊屬於待辦、信件、會議、提醒，還是例行追蹤
• 優先級：高、中、低，或是今天一定要處理、可以稍後處理
• 來源：來自 Slack、Gmail、Google 日曆、Notion 或其他工具
• 建議行動：下一步要做什麼，例如回覆、追蹤、確認、建立任務
• 備註：補充背景、截止時間、相關人員、連結或注意事項

如果你想讓輸出更好用，也可以再加上這些欄位：

• 截止時間：這件事最晚什麼時候要完成
• 負責人：這件事是你自己做，還是要交給別人
• 狀態：待處理、進行中、已完成、待確認
• 是否需要回覆：是或否，方便快速篩選信件和訊息

實際使用時，建議把 AI 的輸出直接整理成固定模板，例如：

【工作類型】待回覆信件 【優先級】高 【來源】Gmail 【建議行動】先草擬回覆，確認合作內容後再寄出 【備註】對方提到今天內回覆，涉及報價與排程

這樣你每天收到的內容都會長得一樣，方便追蹤與覆核。

設定完成之後你就可以在左側欄「自動化」看到 Codex 幫你設定好的自動化助理了！

實際應用範例

你還可以把 Codex 個人 AI 助理用在這些日常任務：

• 每日早上自動整理今天行程，把 Google 日曆、Slack 提及、Gmail 未讀信件合併成一份摘要
• 自動彙整未讀信件與待回覆信件，先標出高優先順序，再把不急的信件收進待處理清單
• 把 Slack 訊息轉成任務清單，像是「誰要做什麼」、「什麼時候要交」、「目前卡在哪裡」
• 把會議內容寫進 Notion，整理成會議摘要、決議事項、待辦追蹤與下次回顧重點
• 每週產出工作回顧，整理本週完成事項、未完成事項、下週優先順序與需要協助的地方
• 自動整理「我欠別人的事」，例如答應回覆但還沒回、答應提供但還沒交的資料
• 自動整理「別人欠我的事」，例如等待對方回覆的合作信件、待確認的進度、卡住的審核項目
• 幫你把雜亂資訊變成清楚的工作儀表板，讓你早上打開就知道今天先做什麼
• 把日常溝通紀錄轉成可搜尋的資料庫，之後要查合作進度、信件內容或會議結論時可以快速找到
• 針對固定例行任務做週期整理，例如每週五產出下週規劃、每月匯出一次工作重點

如果你是內容工作者、接案者、創業者、行政或專案管理者，這種工作流可以直接省下大量重複整理的時間。

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